Увольнение без драм: как расстаться с сотрудником без конфликтов

Процесс увольнения не менее важен, чем процесс найма. Если правильно попрощаться с сотрудником, то, расставание превратится в возможность для роста как для подчинённого, так и для руководства.

В статье эксперты рассказали, как расстаться с сотрудником так, чтобы минимизировать стресс, не навредить бизнесу и сохранить отношения.

Как принимать решение об увольнении сотрудника?

Всеволод Волчанский, руководитель сервиса Wahelp.Cards

К увольнению следует относиться очень серьёзно — как правило, в сотрудника вложено много ресурсов. Он обладает компетенциями и знаниями о компании, её услугах, помнит свои совершённые ошибки, которые уже не повторит, и удачные решения, которые применил бы в будущем. Новый человек со всем этим столкнётся впервые, потребуется много времени и сил, чтобы он вошёл в курс дела.

Энди Гроув в своей книге «Высокоэффективный менеджмент» пишет: если ценный сотрудник сообщил об уходе внезапно, то нужно моментально всё бросить и поговорить с ним, ведь он важен для вас, как для руководителя и для компании.

Александр Булеков, генеральный директор сервиса Wahelp

Решение об увольнении всегда принимается на основе показателей в виде цифр и результатов. У каждого сотрудника есть план действий или показателей, которых он должен достичь. Если он систематически не выполняет задачи в срок или не добивается показателей — это повод откровенно поговорить и спросить, почему так происходит. В основном это случается, потому что у сотрудника не хватает:

• инструментов
• ресурсов
• информации

Возможен и другой вариант, когда человек сам по себе не активен, не замотивирован и не ориентирован на результат. Чтобы выяснить эти подробности, нужно провести личную встречу, где следует поставить чёткие задачи, обозначить срок на их выполнение. Если сотрудник не покажет результаты за этот испытательный срок, с ним прощаются.

Евгений Анаев, основатель сервиса Wahelp

Для меня триггерами к увольнению могут стать следующие причины:

• нарушение трудовой дисциплины — когда человек не отвечает или очень долго отвечает на сообщения, опаздывает на встречи или пропускает их
• частые болезни или личные проблемы, которые мешают работе
• работа в ночные часы — в этом случае сложно коммуницировать с сотрудниками в привычное рабочее время
• финансовые ультиматумы, когда подчинённый ставит перед выбором: «поднимайте зарплату или я ухожу»
• негативное влияние на команду — от токсичных и конфликтных людей стоит сразу избавляться

Как подготовить бизнес к смене сотрудника или сокращению должности из штата?

Всеволод Волчанский, руководитель сервиса Wahelp.Cards

В идеале, не должно быть незаменимых сотрудников. Бизнес не должен зависеть от конкретных людей, иначе это превратится в проблему: такие сотрудники могут пользоваться своей незаменимостью, требовать для себя неадекватных условий и даже шантажировать работодателя.

Чтобы бизнес не зависел от сотрудника, нужно:

1. Описать все основные бизнес-процессы в компании и постоянно актуализировать их состояние. Это поможет выявить проблемы — например, определить, какой отдел работает неэффективно

2. Избегать сосредоточения важных компетенций у единственного сотрудника. Нужно, чтобы важные знания были зафиксированы в электронном виде, а не в голове. Для этого следует создать внутреннюю базу знаний — например, в нашей компании такая база пока оформлена в виде гугл-документов, где содержатся основные мануалы и инструкции

3. Позаботиться о подготовке дублёров или заместителей, которые будут готовы подменить ключевых сотрудников в случае ухода

4. Ограничить прямое общение сотрудников с клиентами со своего личного телефона, почты или мессенджера. Так вы снизите вероятность того, что сотрудник при увольнении «уведет» клиентов или базы

5. Подготовить «тёплый резерв» кадров, из которого можно найти замену. Для этого специалист отдела кадров компании должен не только мониторить состояние рынка труда по ключевым должностям, но и проводить собеседования с потенциальными кандидатами. Практика показывает — когда есть альтернатива, переговоры с сотрудником проводить намного легче

Как правильно сообщить сотруднику об увольнении?

Всеволод Волчанский, руководитель сервиса Wahelp.Cards

Сообщать об увольнении нужно только лично и это не должно быть «увольнение одним днём» — перед принятием решения нужно провести 2-3 серьёзные беседы. Как сказать сотруднику об увольнении? Во время разговора следует:

• Избегать оценочных суждений
• Быть объективным
• Ссылаться только на факты
• Вести общение в позитивном ключе

Не исключено, что после таких шокирующих новостей, сотрудник возьмётся за ум, попросит дать ему второй шанс, назначить испытательный срок. Например, не так давно у меня был случай, когда пришлось дать понять сотруднику — если он не изменит свой подход к работе, нам придётся попрощаться. Разговор подействовал — человек поменялся, и увольнять его не пришлось.

Если вы твёрдо намерены расстаться, постарайтесь сохранить хорошие отношения, не «сжигать мосты». Нередко сотрудники возвращаются в родную компанию через какое-то время, набравшись опыта и пересмотрев свои взгляды. Такие «новые старые» кадры ценны вдвойне.

Евгений Анаев, основатель сервиса Wahelp

Если решение об увольнении работника принято, я стараюсь не тянуть и как можно быстрее сообщить об этом сотруднику. Если сотрудник в моём непосредственном подчинении, то плохую новость я сообщаю сам. Прямо и открыто говорю об этом, даю отгул, чтобы сотрудник мог «переварить» эту новость, затем назначаю ещё одну встречу, где обсуждаю технические моменты.

О том, как правильно нанимать сотрудников, рассказываем в этой статье

Как предложить сотруднику перевод на другую должность?

Александр Булеков, генеральный директор сервиса Wahelp

Есть два варианта:

1. Повышение или горизонтальное развитие. Например, мы предлагаем человеку перейти с должности руководителя аккаунтинга на должность руководителя партнёрского отдела. Это смежные отделы — оба отвечают за деньги, но специфика работы разная. Такой путь возможен, когда вы видите в сотруднике потенциал, или понимаете, что человек показывает сверхрезультаты на своей должности, перевыполняет план.

2. Понижение в должности. Выход для ситуации, когда человек не соответствует занимаемой позиции, но при этом вы не хотите с ним прощаться. Предложите сотруднику позицию ниже, чтобы он мог набраться опыта у грамотного руководителя.

Евгений Анаев, основатель сервиса Wahelp

Формат беседы зависит от того, на повышение идёт сотрудник или на понижение. Если это повышение или горизонтальное перемещение, то тут всё просто — открытый, прямой диалог, озвучивание условий. Если это понижение, то важно чувствовать человека, оценить риски. Стоит подготовить план «Б» на случай, если сотрудник откажется и уволится.

Как действовать, если сотрудник хочет уйти сам?

Евгений Анаев, основатель сервиса Wahelp

В моей практике был случай, когда сотрудник захотел уйти сам, но я не планировал с ним прощаться. Чтобы оставить его, я решил побеседовать с ним, предложить новый офер. Но в ходе беседы я понял, что у сотрудника есть причины, чтобы уйти, не связанные с деньгами — он морально не был готов работать с новым руководством. В этом случае я не смог ничего предложить и мы расстались. Но на хорошей ноте — сотрудник отработал две недели, передал грамотно свои задачи новому человеку, пожелали друг другу удачи.

Если вам нужен сотрудник, который хочет уйти, выйдите с ним на переговоры и обсудите причины его ухода. Поступайте, исходя из ситуации:

• Первый вариант — вы можете решить его проблему и он останется
• Второй вариант — не можете решить проблему, отпускаете сотрудника, оставаясь в хороших отношениях. Не исключено, что через время сотрудник вернётся

Как реагировать на негатив со стороны сотрудника?

Александр Булеков, генеральный директор сервиса Wahelp

Любой руководитель должен уметь сохранять спокойствие и хладнокровность даже когда при увольнении сотрудник переходит к угрозам и разговору на повышенных тонах. Такая ситуация лишь подтверждает — человек некомпетентен, не умеет вести переговоры, пытается добиться своего путём манипуляций. С таким сотрудником невозможно построить хорошую компанию и растущий бизнес.

Всеволод Волчанский, руководитель сервиса Wahelp.Cards

Чтобы не доводить ситуацию до крайностей, с подчинёнными нужно регулярно встречаться один на один, прислушиваться к ним. Это одна из основных обязанностей руководителя и HR. Если негатив при увольнении всё же поступил, главное — не поддаваться на угрозы и шантаж. Если вы уступите один раз, то будете вынуждены уступать и в дальнейшем. Эту слабость обязательно почувствует и остальной коллектив. Бывает нелишним напомнить такому сотруднику об уголовной ответственности за публичные ложные высказывания о компании, и о материальной ответственности работника за причинение ущерба.

Евгений Анаев, основатель сервиса Wahelp

В идеальной картине мире после увольнения мы с сотрудником пожимаем друг другу руки и расстаёмся друзьями. К сожалению, так происходит не всегда.

Например, в моей практике был случай, когда увольнение затянулось на 1,5 года. Этим сотрудником был фитнес-тренер, который был пойман на воровстве. Я не выплатил ему заработную плату за последний месяц, в счёт причинённого ущерба — наворовал он гораздо больше этой суммы. Спустя 2 месяца после увольнения фитнес-тренер написал на меня заявление в прокуратуру, где заявил, что наша компания не выплатила ему зарплату за 7 месяцев. Вопрос пришлось решать через много инстанций, вплоть до Верховного Суда.

Вывод

Увольнение — это крайняя мера, которую применяют, когда сотрудник не может или не хочет качественно выполнять свою работу. Перед этим шагом нужно провести минимум две беседы один на один, обсудить проблемы и пути их исправления. Если беседы не принесли результат, рассмотрите возможность ротации: возможно, человек не подходит под конкретную роль, но вполне справился бы с другой работой в компании.

Чтобы бизнес не пострадал после увольнения кадров, нужно позаботиться о превентивных мерах:

• Иметь описанные бизнес-процессы
• Фиксировать важную информацию в электронном виде
• Иметь заместителей для ключевых позиций
• Не позволять сотрудникам общаться с клиентами с личных аккаунтов
• Держать кадровый резерв