Как провести собрание с сотрудниками?

Общие собрания — важная часть работы. К сожалению, часто они проходят впустую, занимают львиную часть рабочего времени, а участники даже не слушают, что говорят их коллеги. Как сделать командные встречи полезными, информативными и ёмкими? Об этом рассказала HR Wahelp Ксения Молчанова.

Зачем проводить общие собрания?

Общие собрания — полезный инструмент управления компанией и поддержания мотивации и вовлечённости коллектива. Это в первую очередь забота о сотрудниках. Чем сильнее компания разрастается, тем чаще отдельные работники перестают чувствовать себя её частью, не понимают стратегических приоритетов и целей компании. В маленьких командах это проще донести до каждого, а в больших для этого проводятся общие собрания. Собрания — способ дать понимание сотруднику, в какой точке находится его работодатель и какие у него долгосрочные цели.

Общие встречи способствуют открытому общению между руководством и сотрудниками. Руководитель делится важной информацией о стратегии компании, достижениях, проблемах и планах. Чем прозрачнее для специалистов процессы, тем лучше психологический климат в организации.

Во время общих собраний можно отмечать достижения и успехи, что само по себе мощный мотивирующий фактор. Это повышает лояльность коллектива и увеличивает продуктивность. Собрания — важная часть корпоративной культуры, что особенно важно в условиях роста или трансформации компании.

Чем команда отличается от группы людей? В группе каждый заинтересован в достижении своего результата. А у команды есть единая цель, к которой вместе двигаются все участники. Эта мысль должна доноситься на собраниях. Тогда команда будет сплочённой, а общая цель — достижимой.

Как проходит собрание?

Расскажу на примере нашей компании Wahelp. У нас сотрудники работают удалённо, поэтому и собрания проходят в формате онлайн. Но все наши техники можно применить и в офлайн формате.

Как часто мы проводим собрания:

• Раз в месяц проходят общие встречи со всей командой, где обсуждаются итоги месяца и новые цели
• Ежедневно проводятся короткие планёрки в каждом из отделов, — называются daily — на которых руководители рассказывают, что сделано и что требуется

Оповещение сотрудников отдела маркетинга о том, когда и где состоится daily

Вот, как мы готовимся и проводим эти собрания.

Объявление сотрудникам о собрании

Приглашение на собрание сотрудников должно быть заблаговременным. Лучше проводить встречи в первой половине дня, когда у всех есть силы и энергия.

Объявление о собрании лучше высылать сотрудникам заранее, например, через рабочую CRM-систему

У нас нет наказаний за отсутствие на встречах. Во-первых, потому что это противоречит российскому трудовому законодательству. Во-вторых, потому что внутреннюю дисциплину необходимо взращивать другими способами.

В Wahelp сотрудники допускаются в Zoom только в определённое время. Для опоздавших ссылка закрыта. Если вы проводите собрания офлайн, можно закрыть для непунктуальных дверь в конференц-зал.

Когда человек не знает, о чём говорилось на общем совещании, ему сложнее адаптироваться. Поэтому он замотивирован участвовать в собрании. Кроме того, регулярное посещение — это вопрос уважения к другим членам команды.

Как нанимать сотрудников, чтобы получать крепкую и замотивированную команду? Об этом рассказали в нашей статье

Подготовка к собранию

Руководителю подразделения нужно составить полный отчёт. Для этого требуется вести отчётность в течение недели — чётко, полно и структурировано. Тогда подготовка не будет занимать много времени.

Если вы сами проводите собрания, вот несколько правил:

• Чётко сформулируйте цель встречи. Это может быть обсуждение стратегических планов, отчёт о проделанной работе, представление нового проекта, обучение или решение текущих проблем
• Подготовьте детальный план — темы для совещаний с сотрудниками и временные рамки для каждой
• Если встреча онлайн, заранее направьте ссылки для входа
• Убедитесь, что необходимые технические средства (презентационное оборудование, аудиосистемы, интернет, демонстрация экрана) работают исправно

Проведение собрания

В Wahelp структура встречи такова:

1. Владелец компании озвучивает стратегические планы

2. Каждый руководитель отчитывается о работе подразделения, представляет результаты — как плохие, так и хорошие. Важно говорить и о росте, и о падении показателей, ведь это пример для других руководителей, обмен опытом и возможность получить обратную связь

3. Я, как HR, предлагаю задать вопросы в конце выступления каждого спикера. Это мотивация сотрудников на собрании быть включёнными в процесс

Совместные встречи — возможность двустороннего обмена мнениями. Это помогает руководству лучше понимать потребности и настроения коллектива, включает команду в процессы принятия решений.

В Wahelp протокол собрания сотрудников оформляется в виде задач в Notion. Каждый руководитель фиксирует результаты по ходу собрания. Плюс запись ведется в Zoom.

По итогам собраний составляем расписание задач в Notion — каждый в своём отделе

Как выбрать формат собрания?

Формат собрания зависит от его цели. Например, он может быть игровым. Допустим, цель вашей встречи — найти решения проблем, с которыми столкнулась команда. Есть игра под названием «Ваша первая идея». Спикер озвучивает ситуацию, и все участники должны написать свою первую идею. Суть в том, что часто мы слишком серьёзны при поиске решения и ограничены регламентом. А сбор первых идей, пришедших в голову, помогает посмотреть на ситуацию по-новому и с другого ракурса.

Ещё одна игровая механика: «Что бы сделал на моём месте Х». Каждый участник называет человека, которым он восхищается, — медийную личность, блогера, предпринимателя, исторического или книжного персонажа. Спикер озвучивает проблему, а участники предполагают, что бы этот человек сделал на их месте. Польза упражнения в том, что иногда проще найти решение, посмотрев на ситуацию чужими глазами. Кроме того, это забавный вариант тимбилдинга.

Какие бывают ошибки в проведении собраний сотрудников

Частая проблема многих компаний — нерегулярность собраний. Иногда их пропускают, иногда — проводят спонтанно. Есть и другие ошибки, которые снижают эффективность встреч.

Несоответствие цели совещания сотрудников

Если у вас цель — обозначить стратегические планы и собрать отчётность, то собрание не должно превращаться в разбор полётов и перечисление благодарностей. У мероприятия должен быть чёткий регламент, о котором знают и участники, и руководитель компании.

Рассматривайте только актуальные вопросы, не повторяйтесь и не возвращайтесь к тому, что уже обсуждалось. Каждый должен понимать, что он собирается сказать и какие цифры использовать.

Выход за временные рамки

Назначьте модератора встречи, который отвечает за регламент. Модератор контролирует, чтобы участники не перескакивали с темы на тему, не перебивали друг друга, укладывались в регламент.

Если предусмотрены какие-либо ознакомительные материалы, лучше отправить их участникам минимум за два часа до встречи. Так не придётся тратить время на дополнительные объяснения.

При необходимости готовьте графики, презентации, таблицы. Визуально воспринимать информацию намного проще, рассказ будет быстрее, а вся инфографика и статистика может войти в базу обучения новых сотрудников.

Напряжённая атмосфера

На наших встречах принято выступать с короткими презентациями, которые могут быть неформальными, что, конечно, разряжает официальную обстановку. Кроме того, принято обращаться друг к другу на «ты». В напряжённой обстановке продуктивного обсуждения не выйдет.

Например, крупные компании практикуют общие встречи-знакомства новых сотрудников, когда руководитель рассказывает о её ценностях, миссии и политике. А после все по очереди, начиная с фаундера, перечисляют неформальные факты о себе. Примеры — хобби, домашние животные, навык, который хочешь освоить, место, в котором недавно побывал и так далее.

Подведём итоги

Общие собрания улучшают коммуникацию, усиливают мотивацию и укрепляют командный дух. Главная цель таких встреч — дать понимание, какие у компании стратегические цели и что должен сделать каждый специалист для их достижения. Для этого собрания должны:

• Проходить регулярно
• Иметь цель и структуру
• Быть письменно подытожены
• Проводиться в благоприятной психологической обстановке

Собственник компании рассказывает о планах и целях, а руководители представляют отчёты о достижениях и неудачах подразделения.