Бухгалтер в штат или на аутсорсе: кого выбрать

Бухгалтерия — очень важная составляющая бизнеса. Если бухгалтер окажется плохим специалистом, пострадает вся компания — будут штрафы, пени от налоговой. Кому доверить свой финансовый учёт, рассказал Влад Брючко, руководитель отдела маркетинга и структуризации продукта в аутсорсинговой компании S4 Consulting.

Что выбрать: бухгалтера на аутсорсе или штатного сотрудника

Для ответа на этот вопрос надо понимать, чем отличается штатный сотрудник от аутсорсинговой компании.

Разница в отношениях с работодателем

Бухгалтер в штате — это сотрудник. Его необходимо мотивировать, управлять, контролировать, создавать условия труда.

Бухгалтер на аутсорсе — подрядчик. Его нужно только контролировать. Главная задача подрядчика — давать результат, который описан в договоре оказания услуг. А как именно этот результат достигается, абсолютно неважно. Процессы внутри выстраивает сам аутсорсер, следит за качеством своих бухгалтерских услуг и качеством работы сотрудников. Компания просто платит деньги и получает результат.

Разница в скорости решения задач

Штатник все 168 рабочих часов по ТК отдает своему работодателю, потому что работает только на одну компанию. Аутсорсер же выделяет определённое количество часов на проект в зависимости от объёма, поэтому может вести сразу несколько проектов.

Из-за загруженности аутсорсера возникает задержка в решении вопросов. Штатный бухгалтер может сразу пойти выставлять счёт или делать платёжку, как только поступит задача. А аутсорсер может сделать эту задачу в течение часа, а то и двух, т.к. выполняет в это время задачи по другому клиенту.

Если компании нужен «срочный» процесс документооборота, то либо придётся переплачивать аутсорсу, либо искать штатного специалиста. Но в 90% случаях, срочность в бухгалтерии не требуется, а в остальных 10% — руководство просто неправильно выстраивает процессы работы бухгалтерии и компании.

Стоимость

Именно за счёт точного выделения времени на проект и достигается меньшая стоимость аутсорсинга перед штатной бухгалтерией. Например, штатному сотруднику вы платите оклад, есть работа у него или нет, вы потратите на него определённую сумму.

Аутсорсер возьмёт только за выполненную работу по факту. Но если в компании много операций, большое количество платежей, расчетов, то «штатник» может оказаться дешевле.

Стабильность

Может быть отличие и в стабильности работы бухгалтерии. Например, в штатной бухгалтерии всего один сотрудник. Если он заболеет или уйдёт в отпуск, то рабочие процессы встанут. Документооборот можно будет передать на менеджеров, а вот отправить ответ на требование налоговой, сдать бухгалтерскую отчётность или рассчитать зарплату сможет уже только бухгалтер.

В аутсорсе дела одного сотрудника сможет подхватить другой бухгалтер. Поэтому процессы в бухгалтерии не останавливаются. Но качество такой быстрой замены сильно зависит от того, насколько внутри компании хорошо настроен процесс передачи проектов от одного специалиста к другому.

Мнение эксперта:

Основные отличия, которые касаются бизнес-процессов:

• Штатного сотрудника нужно мотивировать, контролировать, обучать, создавать условия труда. Аутсорсера — только контролировать
• Штатный сотрудник может выполнить срочную задачу здесь и сейчас, аутсорсер — нет
• Штатного бухгалтера чаще всего некем заменить и процессы останавливаются в его отсутствие. В аутсорсинговой компании работа идёт постоянно

А вот надежность, знания, компетенция сильно зависит от самих бухгалтеров или аутсорсинговых компаний.

Как работает бухгалтерия на аутсорсе: плюсы и минусы

У нас, например, комбинированный тип. Мы совмещаем два формата: конвейерный — когда бухгалтерия клиента разбивается на участки и закрепляются люди за каждым участком, и второй вариант, когда один бухгалтер ведёт конкретный проект и делает всю работу по нему. Он же выполняет роль аккаунт-специалиста и общается с клиентом.

Как правило, конвейерный тип бухгалтерии выглядит так:

• На проекте закреплены сотрудники по схеме: один работает с документацией, второй ведёт отчетность, третий проводит платежи
• Обычно назначают одного сотрудника на проект, который ответственен за коммуникацию и постановку задач — аккаунт-специалист. Как раз с ним и будет общаться заказчик и ставить задачи через «одно окно»
• У некоторых компаний функцию аккаунта-специалиста может выполнять один из закреплённых бухгалтеров, например главный бухгалтер

Привлекайте клиентов автоматически!

Получайте всю потенциальную прибыль с действующей базы с помощью авторассылок в мессенджерах и соцсетях

Узнать подробнее

Плюсы бухгалтерии на аутсорсе: у крупных компаний (в сфере аутсорс-бухгалтерии крупными считаются те, у которых выручка +100 млн рублей в год) с большей вероятностью уже выстроены бизнес-процессы, качество услуг будет стабильным и нормального уровня. То есть предприниматель может быть спокоен — к нему не придёт налоговая со штрафами, его не снимут с системы налогообложения, все положенные льготы от государства будут использованы.

Даже если аутсорсер допустит ошибку, то крупная компания без проблем возместит убытки за свой счёт. У нас есть такие примеры, где наша компания выплачивала штраф клиента, возникший по нашей вине.

Минусы бухгалтерии на аутсорсе: у крупной компании может быть строгий регламент по работе с клиентами, от которого нельзя отойти. То есть задачи сверх оговорённого плана сделать не получится. И стоимость услуг может быть больше, чем у штатного бухгалтера, — бизнес-процессы сложнее, больше расходов, сильнее бренд.

Встречаются случаи, когда клиент нанимает аутсорс-компанию, но из-за плохой организации внутри клиент не знает, с кем коммуницировать, кому дать срочную задачу или задать вопрос. Такое обычно случается в маленьких компаниях, которые не отработали ещё свои внутренние процессы.

Если работать с крупными аутсорсерами точно не будет ситуации, когда клиент не знает, к кому обратиться.

Удалённый бухгалтер на фрилансе — плохая идея?

Качество работы хоть фрилансера, хоть штатного специалиста зависят от него самого. Проблемы, с которыми можно столкнуться при работе с фрилансером, могут возникнуть и с аутсорсинговой компанией, и со штатным бухгалтером.

Чтобы выбрать толкового бухгалтера/аутсорс компанию, надо самому разбираться в бухгалтерии и налогах на фундаментальном уровне. Но такое умеют единицы предпринимателей, поэтому приходится доверять интуиции. Ещё можно доверить найм HR-компании или аутсорсинговой (некоторые из них занимаются подбором персонала для клиентов).

Если посмотреть практику, то с фрилансерами чаще появляются проблемы — это так. Все потому, что фрилансеры не имеют выстроенных процессов учёта, не умеют управлять своим временем, налаживать коммуникацию, могут иметь недостаточный уровень компетенций и слабый навык управления проектами.

Проблемы, с которыми можно столкнуться при работе с фрилансером

Наиболее частые проблемы с фрилансерами:

• База 1С расположена на компьютере/облаке, и к этой базе имеет доступ только фрилансер. Предприниматель не сможет проконтролировать состояние своей бухгалтерии
• Фрилансер долго отвечает или пропадает. Возможно, у бухгалтера на удалёнке есть основная работа и он «зашивается». Или набрал десяток проектов за низкую цену, а теперь страдает от неправильно рассчитанной нагрузки
• Ошибки в ведении учёта, которые выливаются в ошибки в базе 1С, в требования от ФНС, доначисления, штрафы
• Нехватка компетенций фрилансера, чтобы решить нестандартную задачу

Подбираем бухгалтера

Сначала владельцу бизнеса нужно определить свои цели и задачи, а потом под них выбирать бухгалтера.

Проверяем навыки специалиста

1. Бухгалтер должен иметь опыт в нужной сфере деятельности. Чтобы это проверить, можно дать ему тестовые задания, специфичные для вашего бизнеса

В чём должен разбираться бухгалтер с учётом сферы бизнеса:

У фитнес-центров может быть нюанс с получением вычетов для клиентов по НДФЛ. Речь идёт о налоговых вычетах, которые доступны физическим лицам в размере 13%. Бухгалтер может об этом знать и помогать клиентам фитнес-центра с получением вычета. Это же можно использовать как УТП фитнес-центра: «Помогаем вернуть 13% от стоимости абонемента».

У медцентров аналогичная «фишка» с вычетом НДФЛ, как и у фитнеса. А ещё есть льготы по НДС и налогу на прибыль. Поэтому бухгалтер должен уметь правильно вести учет и защищаться от налоговой, чтобы необоснованно не доначислили.

У салонов красоты, автоцентров бухгалтер должен следить за патентом, за лимитами дохода, чтобы не «слететь» с патентной системы налогообложения на общую, менее выгодную.

Пример вопросов, которые мы задаём на собеседовании в свою компанию. Проверка хард скиллов

2. Если нужен скилл управления, то бухгалтер должен уметь управлять сотрудниками в подчинении

Например. Для этого стоит смоделировать разные ситуации, допустим, отчётный период, загрузка дикая, надо сдать отчётность вовремя и оставить людей сверхурочно работать. Нужно узнать, как бухгалтер будет решать эту задачу. Усложнить можно так: говорим, что доплат за сверхурочные часы работы не будет. Или моделировать отказы сотрудников от дополнительной работы. Исходя из его ответов и делать вывод о навыке управленца.

Пример вопросов, которые мы задаём на собеседованиях в свою компанию. Проверка софт скиллов

3. Бухгалтер должен уметь коммуницировать

На этот фактор нечасто обращают внимание, тем не менее он крайне важен. Сотрудник или исполнитель должны быть «на одной волне» с коллективом компании, с руководителем.

Совет эксперта:

Если вы нанимаете аутсорс-специалиста из компании, то и к нему применимы все те же проверки. Хотя, как правило, эти нюансы будут понятны на этапе общения с менеджером компании.

Подытожим

→ Бухгалтера в штате нужно контролировать, мотивировать, организовывать для него рабочее пространство. Он может выполнить срочные задачи. Если сотрудника нет на месте, то работу часто некому передать

→ Бухгалтера на аутсорсе нужно только контролировать. Если появляется срочная задача, аутсорсер может не взять её в работу. Либо придётся доплачивать за услугу сверх плана. Если один сотрудник уходит, его дела может забрать коллега

→ Бухгалтеру на фрилансе важно уметь самостоятельно организовывать рабочий процесс и управлять проектами так, чтобы распределять нагрузку

В любом случае качество работы штатного сотрудника, аутсорсера или фрилансера зависят только от специалиста. Поэтому нужно проверять каждого.

Подписывайтесь на наш чат, чтобы не пропустить анонсы новых публикаций. В чате владельцы бизнеса помогают друг другу решать вопросы, делятся советами и опытом. Присоединяйтесь!