Название компании: центр свободы движения «ОСТУМ»
Отрасль: массаж, мануальная терапия

С какой проблемой пришли

Центр «ОСТУМ» ранее использовал американскую программу автоматизации клиентских уведомлений для отправки напоминаний о записях, запросов на отзывы и подтверждений процедур. Однако после отключения сервиса из-за ограничений, связанных с отключением SWIFT-системы, центр потерял ключевую часть своей коммуникационной инфраструктуры. Внезапно администраторы оказались вынуждены вручную звонить каждому клиенту, писать сообщения в мессенджерах и следить за графиком — это заняло до 30% их рабочего времени. Рутинные задачи перегружали команду, снижали качество обслуживания и увеличивали риск пропуска записи или неотправленного запроса на отзыв. Мы понимали: без автоматизации мы теряем не только время, но и доверие клиентов.

Внедрение

Мы решили внедрить систему автоматизации, чтобы:

• Полностью исключить ручную работу администраторов по уведомлениям
• Минимизировать человеческий фактор в коммуникациях
• Сохранить высокий уровень сервиса без увеличения штата
• Обеспечить бесперебойную и надежную связь с клиентами

Для реализации выбрали платформу Wahelp, потому что:

• Легко и стабильно интегрируется с YCLIENTS
• Не требует технической доработки
• Позволяет настраивать триггеры по событиям (запись, завершение процедуры)
• Предоставляет поддержку специалиста — помощь в настройке сценариев заняла всего один день
• Работает через WhatsApp

Как это работает

Автоматические сценарии через YCLIENTS + Wahelp

• За 24 часа до записи — клиент получает автоматическое напоминание с указанием даты, времени, имени специалиста и адреса.
• После завершения процедуры — система отправляет запрос на отзыв через WhatsApp (с прямой ссылкой на форму).
• Перед началом курса реабилитации — клиент получает подтверждение бронирования и рекомендации по подготовке.

Механика взаимодействия

• Все сообщения генерируются на основе данных из YCLIENTS: нет дублирования, нет ошибок.
• Персонализация: имя клиента, тип процедуры, имя врача — всё в одном сообщении.
• Администраторы больше не участвуют в отправке — они видят только уведомления о неотправленных сообщениях (которых теперь почти нет).

Активация эффективности

• Устранен ручной труд: администраторы больше не тратят часы на звонки и сообщения.
• Фокус сместился на сложные, персонализированные задачи: корректировка программ реабилитации, работа с недовольными клиентами, консультирование новых пациентов.
• Клиенты стали чаще оставлять отзывы — благодаря своевременным, ненавязчивым запросам.
• Снизилось количество пропущенных записей и «просрочек» в коммуникации.

Результаты 

• Снижение ручных уведомлений — на 70–80%: администраторы больше не отправляют ежедневно сотни сообщений вручную.
• КПД администраторов вырос: время, потраченное на рутину, сократилось с 3–4 часов в день до 30–40 минут. Это позволило им уделять больше внимания качеству общения — что напрямую сказалось на удержании клиентов.
• Рост выручки по данным YCLIENTS — +40% за период после внедрения. Причина: более точное планирование, меньше отмен, выше конверсия повторных визитов.
• Конверсия запросов на отзывы выросла с ~25% до 38% — благодаря автоматическим, своевременным напоминаниям.
• Общее количество автоматических сообщений в месяц — более 1 200, все они отправлены без участия человека.